Ułożenie grafiku pracy dla pracowników to nie lada wyzwanie. Musi on zawierać wiele rzeczy, takich jak urlop czy szkolenia. Grafik pracy powinien zawierać wszystkie niezbędne obowiązki pracownika, tak aby każdy wiedział co robić. Dobrze ułożony plan poprawia pracę i produktywność całego zespołu. Jak poprawnie przygotować harmonogram czasu pracy, aby pozytywnie wpływał na wszystkich pracowników? Sprawdźmy!
Po co tworzyć harmonogram pracy?
Harmonogram czasu pracy jest przydatnym narzędziem. Dzięki niemu możemy usystematyzować działania w firmie i mieć jasno ułożony plan działania. Mamy w jednym miejscu uwzględnione wszystkie najważniejsze sprawy do załatwienia czy nadchodzące urlopy pracowników. Jest on przydatny szczególnie wtedy, gdy pracodawca ma pod sobą wielu pracowników. Pomaga to zachować porządek i każda osoba dobrze wie co ma do zrobienia.
Porządek pracy
Innymi słowy, harmonogram czasu pracy pomaga wprowadzić porządek w codziennych obowiązkach i rozplanować kolejne dni. Gdy pracownicy i pracodawca wiedzą dokładnie co mają zrobić, praca idzie lepiej i sprawniej.
Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy?
Aby dobrze ułożyć grafik pracy, czyli harmonogram, należy uwzględnić nie tylko dni robocze. Odpowiednio przygotowany grafik powinien zawierać przede wszystkim:
- urlopy pracowników zamieszczone w planie urlopowym,
- pięciodniowy tydzień pracy,
- odpoczynki dobowe,
- odpoczynki tygodniowe,
- dni wolne od pracy,
- dobę pracowniczą,
- wymiar pracy,
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- zapewnienie wolnej niedzieli przynajmniej raz na cztery tygodnie.
Indywidualne kwestie pracownicze
Dodatkowymi kwestiami, które musi wziąć pod uwagę osoba układająca grafik pracy są, np. indywidualne kwestie pracownika, nie związane z pracą. To między innymi opieka nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, czy chęć wzięcia urlopu.
Takie grafiki najczęściej tworzone są na okres całego miesiąca. W niektórych przypadkach jednak tworzony on jest na jeden tydzień. Zdarza się również, że są tworzone dwa grafiki – tygodniowy i miesięczny. W takich przypadkach harmonogram miesięczny jest bardziej ogólny, zawiera informacje o sprawach, które np. wykonuje się albo załatwia parę razy w miesiącu. W przypadku harmonogramu na okres tygodnia, uwzględnione tam obowiązki i sprawy do załatwienia są bardziej szczegółowe.
Rozdzielenie harmonogramu na dwa okresy – tygodnia i miesiąca – może nie sprawdzić się w przypadku większej ilości pracowników. W przypadku, gdy mówimy o jednoosobowej firmie lub kilku osobach, może on okazać się przydatny.
Harmonogram pracy – dla kogo?
Harmonogram pracy przydaje się, tak na prawdę, każdej osobie, która musi wykonać swoje obowiązki. Tym bardziej, jeśli tych obowiązków jest całkiem sporo. Oczywistym jest, że ułożenie takiego grafiku jest koniecznie w firmie, w której pracuje wielu pracowników. Bez jasnego i dobrze ułożonego grafiku rozwój firmy i jej produktywność może drastycznie spaść. Wydaje się więc wręcz wymagane jego regularne układanie i aktualizowane.
Harmonogramy pracy nie są zarezerwowane tylko i wyłącznie dla dużych firm zatrudniających wielu pracowników. Nie da się ukryć, że w takich przypadkach są one wręcz konieczne. Jednak osoby samozatrudnione, lub firmy z mniejszą ilością pracowników również powinny z nich korzystać. W takich przypadkach sprawa jest o tyle łatwiejsza, że informacji, które musi on zawierać jest o wiele mniej.
Jak ułożyć grafik pracy?
Ułożenie grafiku pracy wcale nie jest najłatwiejsze. Podczas tworzenia go trzeba uwzględnić wiele różnych czynników rozciągających się na wiele dni. Odpowiednie godziny, przewidywanie ewentualnych zmian, urlopy i czas pracy.
Jak złożyć to wszystko w kupy, aby się w tym nie pogubić?
W ułożeniu harmonogramu czasu pracy dla pracowników pomagają wszelkiego rodzaju programy dedykowane właśnie do tych celów. W ostatnim czasie grafiki w formie papierowej zastępują ich elektroniczne wersje z uwagi na możliwość szybkiego udostępnienia wszystkim pracownikom oraz łatwości dostępu i użytkowania. Poprzez tego typu programy można uwzględnić wszystkie najważniejsze informacje dotyczące danego pracownika lub ich grupy.
Bardzo ważną sprawą jest termin oddania harmonogramu czasu pracy do wglądu dla pracowników. Czas ten powinien być na tyle duży, aby można było się przygotować do zaplanowanej pracy oraz wprowadzić ewentualne poprawki. Jeśli grafik zostanie oddany za późno, pracownicy mogą nie mieć czasu zgłosić ewentualnych uwag.
Kiedy nie trzeba tworzyć harmonogramu pracy?
W wielu zakładach pracy tworzenie harmonogramu jest obowiązkiem, który musi zostać wykonany. Szczególnie ważne jest jego poprawne wykonanie, gdy pracownicy wykonują pracę zmianową. Są jednak przypadki, gdy pracodawca nie jest zobowiązany do wykonywania takiego harmonogramu.
Pracodawca nie ma obowiązku wykonywania grafiku dla pracowników, jeśli:
- na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy,
- pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy,
- na wniosek zatrudnionego stosuje się wobec niego ruchomy system czasu pracy,
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia lub z umowy o pracę.
Grafiki znacznie ułatwiają funkcjonowanie w firmie. Każdy wie, co i jak ma wykonywać, o której stawiać się w pracy i kiedy ją kończyć.